办公文件程序快速指南

办公室备案程序 - 介绍

办公室文件程序是提交文件和重要文件的一套明确界定和泛组织遵循的做法。一般来说,这些是所有员工的指示,在某些情况下,可能或不太可能采取什么执行。办公室备案程序可以包括员工工作描述,工作礼仪,以及某些保密协议。

编写办公程序和妥善归档的责任往往与办公室经理或公司所有者有关。以下章节是针对已经开始从事文档依赖部门(如帐户,一般或办公室管理以及人力资源)工作的专业人士设计的。他们可以学习如何以什么方式提交哪个文档。

办公介绍

根据程序的广泛可及性或适用程序,可以为整个办公室进行一些程序备案,而另一些可以在同一办公室内的个人或合作部门完成。

官方档案的定义

大多数情况下,错误设计的文件可能会在组织中的工作部门之间传播大量的错误沟通和差异。有时候,出现这种情况并没有明确的程序。通常,可能还没有一套关于如何处理愤怒的客户走进办公室并向管理者泄气的说明。但是,这些情况应该在以后记录下来,并对其进行备案。

例如,在处理特定客户之后,公司所有者或经理可能会提交一个协议,包括通知直接上司,提出申诉表,并礼貌地询问客户,并自信地保持冷静,以便解决问题。

办公室文件

许多官方文件遵循一定的方法来提交信息档案中被视为通用标准的文件。在这种情况下,使用一些特殊的词语,具有非常具体的含义。这些词中的一些及其定义如下:

通信附录

术语“通信附录”是指文件中提及或提及的书面通信的冗长外壳。该部分通常作为对应部分添加到文档的末尾,从而不会妨碍文档的顺利读取。

附注

术语“附注”是指对文件中关于所探讨的问题的不同方面的信息的所有细节的冗长总结。这些细节可能使主要问题变得微不足道,或使主要信息不必要地冗长。

部门经理

部门经理(即担任同等职等的助理经理)负责监督部门,他有权行使对发送信息和维护业务流程的权力和控制权。工作由他负责的部门负责。

案件

案例是指目前正在考虑或引用的所有重要文件的文件。它还提到可以用作原始文档的伴奏的所有不同的论文和书籍,以用作补充研究,阅读或参考。

Comeback案例

复制案例用于定义需要进一步复查和起草的文件或报告,因为原始文档被发现不完整或有缺陷。它也是当前问题的总结。

对应

通信是从组织发送并从各方收到的所有通信的全面详细的收集。通信可用于包括所有三种通信方式,即官方通信,司法通信和非官方通信。

当前文件

当前文件是当前正在进行细节输入或修改的文件。它与一个复出的案例不同,它是一个新起草的文件,而不是正在修订和修改的文件。

事物手

事物手可以指任何官员,如初级书记,高级文员,行政助理等,可以有责任初步审查和注意案件。

司法通讯

两个管理者之间或组织与公众之间进行的官方通信是不符合通常的通信协议的,并且是为了得到公众对产品或服务的意见而进行的。

分部经理

分部经理是在缺席时能够行使同等职位的经理人,负责该部门的顺利运作。

立案

Docketing是在文件的笔记记录区域上输入序列号的操作。这样做可以使文件随后可以从标记或识别号轻松识别。

草案

草案是指正在准备的文件的粗略副本。“起草”一词在公司使用时通常是指组织管理人员所有备注或命令的官方通讯。这些草案通常用于反馈和注释。

文件

A文件是指特定主题的文件集合,其从特定序列号或文件号识别,并具有许多通信说明和通信附录。

备案

归档是以可读和有组织的方式安排一些重要文件的行为,使得它们可以在短时间内快速地被引用,而不需要大量的搜索。

新鲜收据

新收据指的是添加到正在进行审查的文档中的新信息,从而可以增加其价值和综合商。

问题

“问题”一词表示草案通过后的各个执行阶段。这些阶段中的一些可能会在“机密”下提交,或者获得经理的签名授权。

信使书

信使书是指一本书,用于维护不同通信细节的记录,并对其中的重要信息进行记录。

笔记

笔记用于保存案件一旦存入身体以备快速反馈的记录。备注包括以前的原始文件,对重要部分提出的问题,以及对所需更改的分析以及通过的最终订单。

官方函件

官方信函是根据公司程序按照规定的结构和沟通方式与任何公共机构或个人分享的信息。

论文考虑

“考虑文件”(PUC)是对目前正在探讨的案件的收据,因此可以对其进行适当的更改和修改。

收据是在本公司或该公司的任何经理等不同层次上进行的所有通信记录,如官方,官方或非官方的接收。

记录

记录文件是在完成所有操作之后关闭文件的过程,并且修改过程完成。记录是在原始文件中包含所有引用,删除和修订。

引用

参考是与其他相关记录连接的过程,以获得先例,不同国家和组织的裁决,或与案件有任何联系的任何其他文件。

部门间通信

部门间通信是将文件或案件从组织的一个部门转发到另一个部门以获取他们的意见,建议和注释的部门间信函。

文件的组成和功能

一个文件可以分为两部分,分别是 - NotesCorrespondence这两个都放在一个文件中; 然而,他们的位置不同。笔记通常分别放在左侧和右侧的对应关系上。

备注包含记录在纸上的记录在考虑新收据类似地,通信包含所有传入和传出的官方通信细节。

零件文件

以下两种情况下,产生零件文件的必要性。

  • 如果在没有主文件的临时不可用的情况下需要处理新的收据或纸币。

    (或)

  • 如果主文件变得庞大,需要单独的笔记本才能外包出处理点的基本文件。

必须尽快将零件文件与主要文件合并,并删除重复的纸张。在多部分文件的情况下,每个文件应分开编号。正在处理这些的人应该保留列出他所打开的所有档案的清单。

收藏封面

它包含不被认为是主文件一部分的所有其他信息。其中有些是 -

  • 次要信息备注

  • 提醒

  • 致谢

  • 跟随休闲通信交换收集来自各种来源的进一步信息

主要文件由收集封面中收集的必要材料组成。收藏品上的大部分物品暂时重要。

在录制时,部门经理有责任删除所有失去价值观的文件。更重要的是,收藏必须保留在所属部门内。

文件的功能

对于每个部门/部门/部门,必须具有文件注册表它通常以附录I的形式保存,由总店部门用于印刷,库存,发行等。每个部门的需求可能不一样,因此文件中的工作表数量也各不相同部。它们被维持为永久记录。

文件的注册表填写了分配给它的号码和主题。登记册将征集一年中已经开放的所有文件的详细信息。如果页面按年度分配,那么下一年的条目将作出,否则将打开单独的新文件注册表。

档

进入文件的条目仅以蓝色墨水制成。确保所有条目已正确进行,并尽可能避免删除或重写。为避免其滥用,该文件由各部门或部门的初级职员保管。

新文件的打开和编号

对于每个新主题,创建一个单独的文件。有时文件变得太笼统或笨重。在这种情况下,涉及不同方面的论文被输入其中,使文件现在变短,但这妨碍了工作的顺利进行。

在上面的章节中,我们已经探讨过,这些新文件是为每个部门单独注册的,用于一般应用,但是它们的分类是根据其主题的类型而定的。如果主题是主题,将被称为标题标题,并进一步分类将导致小标题

在文件注册过程中,将编写一份按字母顺序列出的内容。这将标示标准标题,子标题和分配给它们的页面。这使得这些文件在需要的时候很容易追踪。

标准标题

每年年初,清单都会经适当检查更新。主要科目总是试图按照相同的标准 - 年复一年地保持。如有需要,则经部门主管许可,可将任何新标题加入该清单。

一个新文件的打开经过一系列的过程。初始工作始于选择将被打开的标准标题。然后打开的手将为新主题添加一个合适的标题,并编码一个数字。该号码只不过是在文件寄存器中找到的序列号。

文件的标题

文件的标题可以瞥见该文件的主题,并尝试用少量的单词组合进行制作。第一个字表示文件已被打开的主题名称。其余的词描述了标题的描述部分。

例如,如果主体名称是“组织(招聘和服务条件)规则”,那么其下打开的文件的名称可以被命名为“组织(招聘和服务条件)规则 - 授权授权惩罚"。

注册文件

正确的标题的目的是为了向读者提供关于主题的正确想法,并使其容易跟踪。部门主管部门的开放前,由部门主管部门核准受试者的数量保持与文件寄存器中所示的完全相同。

注册文件

提供给文件的数字是开头年份,用于识别部门/部门/单位的初始字母,“标准标题”编号和存在于其下的文件序列号的组合。

如果我们打开的文件是一个策略文件,那么它应该在“标题”后面加上一个字母“(P)”。单独的文件包含由于政策决定而采取的例行执行或处理事项。

这些文件的处理和归档独立于该文件的参考年份。对于每个文件,笔记和对应的数量限制为150.如果数字超过该数量,则将打开具有相同编号但具有不同卷编号的新文件。上一个文件目前将被重命名为Vol-I,同样的引用在前面和后面引用的空格中引用。

如果档案是会议文件,会在会议期满后关闭,委员会也是如此,在委员会的任期结束后关闭文件也是如此。在所有上述情况下,无论文件是否具有150页或更少的页面,都会终止文件。

使用文件管理过程

有时,经理可以通过与文件任何事项有关的命令。此时,有关个人有义务在到期日之前执行,否则信息的意义将会减少。

但是,如果由于一些无法控制的情况发生延误,有关人员在到期日之前发现自己无法履行任务,则应向有关方面提出要求,延长有关时间的全部和充分的理由

管理过程文件

页数

需要从底部到顶部右上角的序列号拼写每页的笔记和拼写错字。当我们想将PUC与机箱区分开时,每个空白页面也应该编号。

通常,外壳由几种材料组成,它们也相应编号。在录制文件期间,以前用铅笔标记的页码现在将被墨迹。

序列号

“通信”的每个通信都标有位于其第一页中心的红色墨迹中的序列号。在通讯列表中第一名的任何人将被称为“序列号1”,其余的将相应地遵循。当确定完成任何文件或引用任何论文时,该序列号起着重要的作用。

码头信息处理

Docketing是在“通信”中的每个序列号(收据或发行)的文件的“备注”部分中进行输入以进行识别的过程以类似的方式,收据将使用红色墨水在页面上以书面形式填写,通讯序列号后跟其号码和日期以及发件人的名称/名称。

通过输入序列号,发行日期以及收件人的姓名和名称来完成“问题”。

零件文件的封锁

在对接过程中,临时铅笔项目不应保留在主文件上,所有修改的条目都应以红色墨水制成。在零件文件中的插入应该以以下方式在铅笔完成 -

  • 序号.............................................(收据)
  • 序号.............................................(问题)

参考和使用滑块

引用是选择和使用与案例有相似性或相关性的连接记录,先例,规则,规则等的方法。通过使用适当的文件,文件号和引用正确的页码,可以使这些参考资料成为可能。滑纸被用作快速识别页面的临时安排。它们不应完全依赖于记录目的,因此,探讨中提及的页码应该被记录在案。

信函的相互参照

用于参考的书籍或规则等不需要添加到原始文件中,如果相同对应的副本可用。引用源需求的管理员应始终使用最新的引用,同时引用引用源时也提及适用性的限制。

对于任何临市局,经理不需要通过整个通信,而是应该用铅笔标记所有以前的参考资料。

链接文件

如果有两个或多个文档链接在一起,并且需要同时进行操作,则打印的滑动轴承“请参阅链接的文件”应附加在顶部文件的封面上,链接的文件的编号应为给了滑

链接文件

通常,文件应通过逻辑和结构化的选择和排列来排列成一个方便的文件。文件的链接应该是必要的,而不是用相当大量的信息给别人留下深刻的印象,这就是为什么部门首长在链接文件时要小心,在不可避免的情况下做到这一点。

整理论文

当文件中的文件被固定在一起时,必须注意,引脚的尖点不会突出并刺穿任何想要访问文件的人的手指。为了防止引脚受伤,引脚的尖点必须保持在纸张的表面下方。

冲压论文

每个纸张都应在左上角进行打孔,并将其标记到通讯或笔记上,以正确的尺寸(距离任一侧3/4英寸)。

在文件中标记论文

如果正在考虑收据,则应附上一个带有“考虑不足”(PUC)的国旗如果有已经发出的收据,还有一些其他变化,那么临时工作表应该从旧的收据中删除,并附加到新的收据上。

文件快速移动

部门首长发送的文件必须在同一天交给各部门经理。在一些组织中,有一个程序规定 - 如果一个文件在同一天不能到达有关的经理,那么必须在第二天早上10点到达他。

文件上的优先标记

文件的优先级可以从“ACTION THAY DAY”和“IMMEDIATE”的标记中进行测量。标签“执行本日”只能在紧急情况下使用。在这种情况下处置和收货的时间总是在最后一张纸的边缘提及。在“ACTION THAY DAY”中标有“其他情况”优先级较低的情况下,标签“IMMEDIATE”应该被使用,但需要在同一天完成。

处理这些文件的经理需要检查内容并整理优先级标记,看看它是否合理。如果优先级分配不公平,则可以相应地更改评级。除非经授权的人员具有比管理者更高的清关明确和明确的提及,否则不得将任何此类文件发送到管理人员的住所。

该部门有责任 -

  • 看看所有开放的事实是否正确。

  • 指出任何错误或错误的事实。

  • 在必要时提请注意法定或习惯程序。

  • 指出法律和规则,以及他们被找到的地方。

  • 提供公司其他相关事实和数据。

  • 提出包含以前政策决定的先例或论文。

  • 说出问题或考虑的问题。

  • 明确要点决定的要点。

  • 建议尽可能的执行方针。

部门主管的执行

部门经理将核对该说明,因为他们有权将其观察处理给其部门和下级部门。这种情况往往与以下执行有关 -

  • 发出办公室订单,日常订单和短暂性质的通知。

  • 任何其他情况,部门主管有权独立处置。

  • 赠与休假和补偿假。

  • 发出提醒和确认。

  • 记录文件。

在下一章中,我们将探讨授予部门首长的权力以及如何对其进行认证。

订单认证

赋予部门首长的权力使他们能够在自己的责任范围内处理尽可能多的案件。一般来说,这些案件与足够重要的性质命令有关,或者是政策事项。在案件数量过多的情况下,他可以将其发送给同一部门的助理经理。

即使在他应该提出建议或通过重要命令的情况下,他也必须把注意事项限定在实际的要点上,而不是重复已经记录在前的注释。一旦提出了一切建议和建议,他将签署原始文件并签署协议。

如果经理批准了一张票据,并已经发送给另一位经理或部门进行注释或审查,那么经理本人应该对其进行审查并提出建议。审查经理可以要求发送部门提供他需要的所有事实信息。这需要遵循单独的通信程序,以便部门经理可以在该文件上记录此笔记。

分部经理给予的备注和命令

通常,分部经理应自行处理大部分由他自己负责的案件。他应酌情决定是接受联合秘书/秘书长/秘书长的命令,就更重要的案件,无论是口头还是提交文件。

口头方法应尽可能采用。通常向秘书长发送的工作项目已经列入题为“ 将提交给秘书长的工作项目”的宣传册

秘书长

如果一个笔记已经由经理写入并批准,并发送给另一个经理或部门对该提案进行注释或审查或类似目的,那么文件被标记的经理应该自己写笔记。接待经理可以要求他的部门检查事项或提供事实信息。

在这种情况下,各部门应提交单独的常规说明,供部门经理的资料,最后将档案记录在案。部门不应在经理层面处理的文件上写笔记。

管理层注意的范围

每个部门都有一个注意范围,超过这个范围,他们将无权作出决定。据此,各部门应注意以下指示,

  • 每个人都应该清楚所有的注释,并用简单的语言起草; 他们应该简明扼要。

  • 所有笔记都应以客观的角度书写,应该有正确的理由背后,而不是仅仅是个人意见。来自其他部门的所有观察,批评和反馈都需要以谦虚的态度运动。

  • 负责处理案件的经理应该经过所有“正在考虑的论文”和以前的注释,以便根据需要生成必要的复制和逐字记录。

  • PRECIS当原始纸或者是大的长度和复杂性,这使得它几乎unwieldable和舒适的参考的单个纸(摘要或摘要)通常由。因为这样的精确性可能导致引用实例不符合上下文的错误,所以在没有经理的指示的情况下,这种精确性是不准备的。

  • 如果将任何信息列入说明中可能会掩盖所涉及的主要问题,或使笔记不必要地冗长,则应附上提供信息的单独声明或附录。

  • 如果有,在一个单一的情况下,几个点或订单,可以更方便地是以连续音符分开处理,每个点应分别在所提到的部门注意部门经理和/或上级经理将分别在每个“部门说明”上记录其命令,这些说明随后将合并形成文件中的说明以发出命令等。

  • 注意事项的顺序通常与通信中的序列号相同,如果笔记的连续性有任何中断的情况,则应尽快与主文件合并论文。

  • 除非是常规事项,否则不应在收据上写明。如果任何经理在临时市政局发表任何意见,这些意见必须首先在说明中,部门可以使用这些说明。

  • 必须提供足够的空间用于高级管理人员的签名和观察。应提交给部门经理或高级管理人员的说明应放在页面的底部。如果有太多的内容被纠正,应该始终将新鲜的空白表添加到笔记中。

  • 每当从部门经理或其他人收到通知或要求的小纸上,他们将不会被原谅。这是因为他们在运输途中被丢失的可能性。第一个接收处将粘贴或剪贴纸张,然后送到傻瓜尺寸的白纸上,然后将其放在文件盖中,以便有关经理或部门处理。

有关部门将提出请求,然后发出通知。之后,他们将发送消息并等待收据。在侧面写长笔记的做法需要尽可能地减少。

80/20规则

没有妥善处理和处理的程序清单的办公室是混乱的。80/20规则中借鉴,指出我们80%的成功仅来自我们执行的20%。简单来说,重要的是要集中在20%,这要求取消80%的成功。

80/20规则

这就是为什么对20%计划,优先排序和开始工作非常重要的原因。在最重要的企业判断之一中,BIM制造业已经停止了所有重要的通信,不再口头交流,即使是以文件形式记录每一个单词的陡峭成本,他们也做到了这一点。受益于探讨的财富。今天,每个其他公司都跟随他们的脚步声。

大多数情况下,错误设计的文件可能会在组织中的工作部门之间传播大量的错误沟通和差异。希望本教程旨在为那些已经开始在广泛的与文档相关的部门(如管理,帐户,人力资源等)工作的年轻工作专家学习如何提交携带敏感细节的重要文件。

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