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办公室备案程序介绍

Office Filing Procedure is a set of clearly defined and pan-organization followed practices in filing documents and important papers. In general, these are instructions to all the employees on what actions are to be taken in case of certain situations, likely or unlikely. Office Filing Procedures can include Employee Job Descriptions, Workplace Etiquette, as well as Certain Confidentiality Protocols.

The responsibility of writing office procedures and filing them properly lies often with the office managers or company owners. The following chapters are designed for those working professionals who have started working in document-dependent departments like accounts, general or office administration and human resources. They can learn how to file which document in what manner.

办公介绍

根据程序的广泛可及性或适用程序,可以为整个办公室进行一些程序备案,而另一些可以在同一办公室内的个人或合作部门完成。

官方档案的定义

大多数情况下,错误设计的文件可能会在组织中的工作部门之间传播大量的错误沟通和差异。有时候,出现这种情况并没有明确的程序。通常,可能还没有一套关于如何处理愤怒的客户走进办公室并向管理者泄气的说明。但是,这些情况应该在以后记录下来,并对其进行备案。

例如,在处理特定客户之后,公司所有者或经理可能会提交一个协议,包括通知直接上司,提出申诉表,并礼貌地询问客户,并自信地保持冷静,以便解决问题。

办公室文件

许多官方文件遵循一定的方法来提交信息档案中被视为通用标准的文件。在这种情况下,使用一些特殊的词语,具有非常具体的含义。这些词中的一些及其定义如下:

通信附录

术语“通信附录”是指文件中提及或提及的书面通信的冗长外壳。该部分通常作为对应部分添加到文档的末尾,从而不会妨碍文档的顺利读取。

附注

术语“附注”是指对文件中关于所探讨的问题的不同方面的信息的所有细节的冗长总结。这些细节可能使主要问题变得微不足道,或使主要信息不必要地冗长。

部门经理

部门经理(即担任同等职等的助理经理)负责监督部门,他有权行使对发送信息和维护业务流程的权力和控制权。工作由他负责的部门负责。

案件

案例是指目前正在考虑或引用的所有重要文件的文件。它还提到可以用作原始文档的伴奏的所有不同的论文和书籍,以用作补充研究,阅读或参考。

Comeback案例

复制案例用于定义需要进一步复查和起草的文件或报告,因为原始文档被发现不完整或有缺陷。它也是当前问题的总结。

对应

通信是从组织发送并从各方收到的所有通信的全面详细的收集。通信可用于包括所有三种通信方式,即官方通信,司法通信和非官方通信。

当前文件

当前文件是当前正在进行细节输入或修改的文件。它与一个复出的案例不同,它是一个新起草的文件,而不是正在修订和修改的文件。

事物手

事物手可以指任何官员,如初级书记,高级文员,行政助理等,可以有责任初步审查和注意案件。

司法通讯

两个管理者之间或组织与公众之间进行的官方通信是不符合通常的通信协议的,并且是为了得到公众对产品或服务的意见而进行的。

分部经理

分部经理是在缺席时能够行使同等职位的经理人,负责该部门的顺利运作。

立案

Docketing是在文件的笔记记录区域上输入序列号的操作。这样做可以使文件随后可以从标记或识别号轻松识别。

草案

草案是指正在准备的文件的粗略副本。“起草”一词在公司使用时通常是指组织管理人员所有备注或命令的官方通讯。这些草案通常用于反馈和注释。

文件

A文件是指特定主题的文件集合,其从特定序列号或文件号识别,并具有许多通信说明和通信附录。

备案

归档是以可读和有组织的方式安排一些重要文件的行为,使得它们可以在短时间内快速地被引用,而不需要大量的搜索。

新鲜收据

新收据指的是添加到正在进行审查的文档中的新信息,从而可以增加其价值和综合商。

问题

“问题”一词表示草案通过后的各个执行阶段。这些阶段中的一些可能会在“机密”下提交,或者获得经理的签名授权。

信使书

信使书是指一本书,用于维护不同通信细节的记录,并对其中的重要信息进行记录。

笔记

笔记用于保存案件一旦存入身体以备快速反馈的记录。备注包括以前的原始文件,对重要部分提出的问题,以及对所需更改的分析以及通过的最终订单。

官方函件

官方信函是根据公司程序按照规定的结构和沟通方式与任何公共机构或个人分享的信息。

论文考虑

“考虑文件”(PUC)是对目前正在探讨的案件的收据,因此可以对其进行适当的更改和修改。

收据是在本公司或该公司的任何经理等不同层次上进行的所有通信记录,如官方,官方或非官方的接收。

记录

记录文件是在完成所有操作之后关闭文件的过程,并且修改过程完成。记录是在原始文件中包含所有引用,删除和修订。

引用

参考是与其他相关记录连接的过程,以获得先例,不同国家和组织的裁决,或与案件有任何联系的任何其他文件。

部门间通信

部门间通信是将文件或案件从组织的一个部门转发到另一个部门以获取他们的意见,建议和注释的部门间信函。

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