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商务写作技巧介绍

商务写作解决了在职业生涯中传达清晰简洁的沟通的需要,同时与同事,老年人和其他组织的代表进行交流。商业写作在大型组织中发挥重要作用,其中透明和透明的沟通对其功能绝对至关重要。因此,发送的信息需要清晰,准确,基于事实和明确。

清晰简洁的专业写作在许多范围至关重要,如法律,工程,技术手册和产品标签,误解可能会产生严重后果。

为什么有效写作?

当今许多专业人士,特别是在职业生涯开始的时候,就要寻求正规商业写作所需技能的指导,因为他们与基本的语法,拼写和标点符号拼搏。这是一个严重的限制,降低他们的信心,并在被要求记录和提供信息时阻止他们。

通过有效的写作技巧,他们可以改进他们的书面沟通,并提出他们一直以来从未设计过的点和想法。这也将增加公司的信心和未来前景。

你的消息如何描绘你

读者总是会根据他们如何解读您的电子邮件而产生您和您公司的印象。商业写作的目的是提供简洁的沟通,保持读者,您公司的形象和您的形象。我们使用的词和我们写的句子对于建立读者心目中的看法至关重要。

商业写作中的常见错误

在商业写作方面,任务是 - “少就够了”。许多人在写作中使用太多的内容,或者提供太少和不完整的信息。在两者之间取得平衡是一个相当大的挑战。让我们来探讨作者最常发现的错误 -

  • 许多使用大,难词,如“ 相持不下繁琐描述的东西,可以很容易地使用像更简单的话”来解释“ 吵架笨拙 ”。这些话不但混淆了,而且也含糊不清,因为他们没有清楚地解释任何事情。

  • 过分正式的风格 - 像“我们希望最好的我的意图,让你的存在感觉”这样的句子已经和殖民统治者一起走了。如果你来,我们会很高兴的。”这个工作有一半的话,也没有一个混乱。

  • 现在,我们来到主要的罪魁祸首 - 打字和拼写错误,如“ 精灵迎接者 ”而不是“ 精神见面用户 ”,不仅改变了句子的整个含义,而且导致了尴尬。想象一下写作 - “我会很快见到你”?

  • 有些专业人士来到另一个极端,写得很短的句子,有时候也不能说明完整的意思,也没有给出明确的指示。这样的写作的例子是 - “ 今天见到你@ 5,明天在10会议 ”。

AIDA说服写作公式

如果你仔细观察广告,你会注意到一个有趣的模式 - 一些非常醒目或有趣的事情,立即引起你的注意。背景描述增加了开始建立兴趣的产品的功能和优点。在你知道之前,有吸引力的演讲和有说服力的风格将给您带来至少一次尝试,从而引导您获得产品的执行。

如果你有类似的经历,或者知道有人做过,你会意识到AIDA的Grav。在这种情况下,市场行业为了吸引客户而发明了这样一个惊喜。

今天,AIDA技术用于商务写作,用于相同的目的 - 吸引和印象读者与您的演讲和劝说。AIDA的四个步骤是 -

  • 注意 - 抓住读者的注意事项。

  • 兴趣 - 通过提及读者喜欢的好处来创造兴趣。

  • 欲望 - 使用中间段落提示读者采取执行。

  • 执行 - 读者需要采取执行才能得到自己的期望。

有目的的写作

提起撰写可在办公室散发的手稿或文件时,许多人感到震惊。原因很明显。在编写任何商业用途时,有太多的参数需要考虑。正确选择单词,句子结构,语法准确性,正确的拼写和使用,当然,读者将形成的关于你的形象在为同事写作时都是非常重要的一点。

现在,如何处理这个任务?有一句古话:“ 开始已经完成了一半 ”,我们也需要在写作中实现这一哲学。我们需要找出我们写作的目的,这将清楚我们对以下问题的看法 -

  • 你的读者是谁?

    这将有助于您了解根据读者群适合的词汇和句子形成。

  • 您的文档的目的是什么?

    你需要了解你在写什么的原因。

  • 为什么读者阅读你的文件?

    换句话说,您必须考虑文档中读者的信息。

  • 你期望什么结果?

    每个动作都有相同的反作用,因此对于你写的每一个字,都必须产生一个平等的反应(即使不一定相反)。这意味着如果你想得到你所期望的反应或结果,你的话应该是这样的,他们可以描绘你想要表达的清楚。

开始使用

专家声称,商务信函的真正目的是唤起您的读者立即或迟到的执行。记住AIDA技术吗?它以执行结束,这就是每篇文章都应该达到的目标。

从经理发送的电子邮件由他的团队读取,并且根据指令的清晰度以及每个读者的个人解释,完成所需的操作或剩下几个区域。所以,让我们现在关注设计任何文本时需要牢记的最重要的事情。在编写商业文件时,您必须 -

  • 知道你想写什么
  • 写你想要实现的

了解这两件事情将大大有助于您在处理任何内容方面取得正确的方向,而寻找正确方法的最有效方法之一就是头脑风暴

头脑风暴

头脑风暴是写任何想法的技术,而不用担心任何逻辑顺序,序列,标点符号和拼写错误。在头脑风暴时,人们不需要关心思想的顺序和正确的词语用法。相反,应该专注于收集与该特定主题相关的许多想法和数据。

花时间思考一个话题。收集你的想法,开始随意写下来。让一个想法自由地引导你进入另一个相关的想法,等等。这些信息的收集将慢慢地给你一个内容的方法。经过一段时间,将形成一些替代办法。你越是看着你放在纸上的想法,就会形成更多的想法。

现在尝试以逻辑流程来排列这些想法。不要开始检查语法了。只是试图得到一个统一的流程。现在所有的想法都会精简。此后,进行必要的编辑,如用更合适的替换某些单词,检查语法,使用单词,拼写和标点符号。

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